הצ'קליסט שלי לבחירת חברה להשכרת אוהל לאירוע

מתכננים אירוע חוץ? חשוב שתדעו – האוהל הוא לא רק "גג" – הוא התשתית עליה עומד כל האירוע שלכם, תרתי משמע. איך יודעים שבחרתם באוהל הנכון, בחברת ההשכרה הטובה ביותר ומה חייבים לבדוק לפני שסוגרים את העסקה? כדי שתגיעו לאירוע בראש שקט – לפניכם הצ'קליסט שמלווה אותי בשנים האחרונות ויחסוך לכם הרבה כאב ראש וגם לא מעט כסף.

חברת השכרה לאוהל לאירוע: לבחור נכון, שלב אחר שלב

זה נכון, האוהל הוא אולי לא "כל" האירוע, אבל הוא חלק משמעותי – זוהי למעשה התשתית של האירוע, תרתי משמע, ולכן חשוב שהוא יהיה חזק, יציב ויכלול הרבה יותר מהקונסטרוקציה עצמה – מעטפת שלמה של ציוד משלים ואנשים מקצועיים שתפקידם להקים, לפרק וכמובן – לעמוד בזמנים ולפתור תקלות בזמן אמת.

עבור מי שטרם התנסה בכך, קל להתבלבל בין כל הצעות המחיר ולכן הרשו לי להבהיר – המחיר הוא רק השורה התחתונה וככזה, הוא חשוב, אבל הוא לא העיקר. יש הרבה קריטריונים חשובים שקודמים לו –

מבחן "החומר האנושי" בטלפון

אומרים שרושם ראשוני הוא הדבר החשוב ביותר ואם תשאלו אותי – לא טועים. במקרה שלנו, הרושם הראשוני הוא שיחת הטלפון הראשונה שמהווה הזדמנות נהדרת לחוש את הכימיה ולהבין האם זוהי החברה שתרצו שתיקח חלק באירוע שלכם, או פחות.

הלכה למעשה: האם הספק סבלני? האם הוא שואל שאלות מכוונות על תנאי השטח (סוג הקרקע, נקודות חשמל וכיו"ב)? האם הוא מספק מידע בנדיבות?

זיכרו – חברה מקצועית לא רק עוסקת במכירות, היא מייעצת, ואם כבר בשיחה הראשונה אתם מרגישים חוסר סבלנות או חוסר מקצועיות, יש סיכוי שזה יבוא לידי ביטוי גם ביום האירוע – האם זה סיכון שאתם מוכנים לקחת?

חכמת ההמונים (גוגל)

אחת הדרכים "לחוש" את העסק היא להיעזר בחוכמה קולקטיבית, או במילים אחרות – גוגל. חיפוש פשוט של שם העסק במנוע החיפוש יניב שני דברים חשובים עבורכם – האחד, שימו לב האם קופצות לכם כתבות עם "שם רע" או תגובות ברשתות חברתיות שמעלות מיני טענות כלפי העסק.

והשני – הפרופיל העסקי. אל תסתכלו רק על הציון הכללי אלא קראו את הביקורות, בדגש על הביקורות האחרונות ושימו לב –

• האם יש טענות כלפי התנהלות הצוות ברמה האישית?
• האם עמדו בלוח הזמנים של ההקמה והפירוק?
• האם יש התייחסות לטיפול בתקלות בזמן אמת?
• האם הציוד היה נקי ובמצב חדש?

זיכרו – ביקורות אותנטיות הן מבין הכלים החזקים ביותר שלכם לוודא מול מי אתם עומדים.

מה כוללת החבילה?

ספקים רבים מפרסמים מחירון השכרת אוהלים לאירועים, אך בפועל ישנן עלויות נסתרות שלא כלולות במחיר המפורסם ובסופו של יום, המחיר הסופי גבוה בהרבה.

הלכה למעשה: ודאו שהצעת המחיר הסופית כוללת הובלה, הקמה ופירוק של האוהל והציוד הנלווה, ציוד משלים (החל מציוד הושבה, תאורה ומיזוג אוויר וכלה בכבלים מאריכים ומחצלות) וצוות או נציג שאחראי על תפעול תקלות בזמן אמת.

זיכרו – חבילה שכוללת הכל, תחסוך לכם הפתעות לא נעימות ודרישה לתוספת תשלום ביום האירוע עצמו.

המחיר (רוצה לומר: אל תסתכלו רק עליו)

כאמור, מחיר הוא השורה התחתונה עבור רבים, אבל האם הוא זה שקובע באיזו חברה להשכרת אוהלים תבחרו? אם אתם שואלים אותי – חד משמעית לא. מנקודת מבט עסקית, תמחור נכון לוקח בחשבון לא מעט גורמים ובין היתר גם את איכות החומר וניסיון העסק. אם כך, אפשר לצפות שעסק ותיק ואמין, שמציע ציוד איכותי אשר עומד בתקני בטיחות מחמירים, יגבה מחיר מתאים.

הלכה למעשה: בדקו מה אתם מקבלים בתמורה – האם האוהל מתוחזק? האם השלדה יציבה? מה כולל השירות בנוסף לאוהל עצמו? ומה הוא לא כולל? לעיתים שווה להשקיע עוד כמה מאות שקלים כדי להבטיח ציוד איכותי ושירות יעיל בזמן אמת. 

זיכרו – מחיר נמוך משמעותית ממחיר השוק, כמעט תמיד מהווה נורה אדומה.

בצעו השוואת מחיר (אבל השוו "תפוחים לתפוחים")

על השלב הזה לא מעט מוותרים וחבל, כי גם אם חברה מסוימת עברה את כל הקריטריונים הקודמים בהצלחה מבחינתכם – אם לא תבצעו סקר שוק, איך תדעו שאין חברה שמציעה שירות מעולה וחבילה דומה, במחיר משתלם יותר? או חברה שמציעה שירות רחב יותר, באותו מחיר?

בסופו של דבר, רק לאחר השוואה של 2-3 חברות שונות, תוכלו לקבל פרופורציה על המחירים בשוק ולהבין מי מציע שירות מקיף באמת, לעומת אלה שמנסים "לחפף".

מאחורי הקלעים: איך נבחרים הספקים באתר?

כולי תקווה שזה ברור, אבל למען הסר ספק, חשוב לי שתדעו – אני לא חברה להשכרת אוהלים לאירועים, אלא הגוף שמחבר אתכם אליהן. הניסיון שצברתי בשנים האחרונות והעבודה מול החברות המובילות בשוק, לצד חדשות שמנסות למצוא את מקומן, מאפשר לי לבחור בקפידה ובחכמה על מי להמליץ בלב שקט וממי להתרחק.

כל הספקים עליהם אני ממליץ עברו את הסינון הקפדני שלי וספק שלא עמד בסטנדרט השירות, הגיע באיחור או סיפק ציוד לא ראוי – פשוט אפסיק להמליץ עליו.

בהקשר זה אציין שכפי שאין אירוע אחד שדומה לאחר, ההמלצה שלי יכולה להשתנות עבור לקוחות שונים, בהתאם לאופי האירוע, קהל היעד, המיקום ועוד. כך או כך, אשתדל להפנות ליותר מספק אחד על מנת שתוכלו לקבל מספר הצעות מחיר ובסופו של דבר לבחור בעצמכם את האפשרות המתאימה ביותר.

ובסופו של יום, הכוח אצלכם – המטרה שלי היא שתהיה לכם יכולת בחירה ושתבחרו את הטוב ביותר עבורכם, מבין כמה אפשרויות טובות. משם, תוכלו לתכנן את האירוע בראש שקט.