איך מארגנים אירוע בתוך אוהל בצורה נכונה?

אם בעבר אוהל היה שמור לקמפינג ואילו אירועים נהוג היה לחגוג באולם או בגן אירועים, היום זה ממש לא המצב – אירועים באוהל הפכו לטרנד לוהט, אבל מאחורי החוויה המיוחדת, עומד אתגר לא קטן. אז איך מארגנים אירוע בתוך אוהל בצורה נכונה? לפניכם כל מה שחשוב לדעת.

אירוע בתוך אוהל – שלב אחר שלב

אחרי שנים של ליווי אירועים מכל הסוגים, למדתי דבר אחד ברור – האוהל הוא הבסיס, אבל הוא לא הכל – ארגון נכון הוא המפתח להצלחה, ויכול לעשות את כל ההבדל בין אירוע סביר ונחמד לבין אירוע בלתי נשכח. 

למרבה השמחה, במקום שתגששו באפלה, ריכזתי עבורכם את השלבים החשובים בדרך, ואם יש שאלות, תהיות או לבטים – אשמח לעמוד לרשותכם ולסייע בבחירת האוהל המתאים וכל מה שמסביב. אז… שנצא לדרך?

שלב ראשון: בחירת הגודל המתאים

הבחירה הנפוצה (והמשתלמת) ביותר היא אוהלי PVC עם שלדת ברזל (קונסטרוקציה) – הם יציבים ועמידים בפני תנאי מזג האוויר, מציעים אפשרויות עיצוב גמישות ומגיעים במגוון גדלים, החל מ-3X3 מ"ר ועד אינסוף (לא באמת, אבל קיימים גם אוהלים גדולים במיוחד שמתאימים לאירועים עם מאות אורחים).

אז מה הגודל המתאים? בשלב זה אין מקום לפשרות וחשוב להבין שהגודל הנכון הוא לא רק נגזרת של כמות האורחים באירוע, אלא של האווירה שתרצו ליצור ושל אילוצים שונים שצריך לקחת בחשבון.

אילוצים נוספים נגזרים מסוג האירוע. לחתונה למשל, תצטרכו לקחת בחשבון מקום לרחבת הריקודים, ציוד ההושבה, אזור קבלת פנים, פינות צילום וקייטרינג. לשבת חתן לעומת זאת, יש להקצות אזור שקט לתפילה.

שלב שני: בחירת המקום המתאים להקמת האוהל

גם בחירת המקום המתאים הינה קריטית להצלחת האירוע מכיוון שלא כל שטח מתאים להקמה של אוהל ולעיתים יש צורך בהכנת השטח מראש.

על מה צריך להסתכל ואיזה דברים חייבים לקחת בחשבון?

•  חשמל – האם קיימות נקודות חשמל קרובות ומהו העומס שהן יכולות לעמוד בו? האם יש צורך בכבלים מאריכים או במציאת פתרונות חשמל חלופיים (משיכת חשמל מנקודות נוספות, השכרת גנרטור)?
• פילוס השטח – חשוב שהקרקע תהיה ישרה ונקייה ממכשולים, לא "בערך" ולא רק באזורים מסוימים – בכל השטח של האוהל וגם בסמוך לו – כך האוהל יעמוד בצורה יציבה, ניתן יהיה להקים את ציוד ההושבה (שולחנות, כסאות) והציוד הנלווה (במות, הגברה, תאורה וכיו"ב) ולאפשר מעבר נוח של אורחים וספקים (לרבות פריקת ציוד).
• גובה – יש לקחת בחשבון שמרכז האוהל גבוה (כ-3 מטרים) ולכן יש להקימו תחת כיפת השמיים ולא תחת מבנה קבוע, סככות או אפילו חבלי כביסה.

שלב שלישי: תכנון המרחב

יש הרואים בשלב הזה סיוט ויש כאלה שמרגישים שהוא אחד השלבים הקלילים, הכל תלוי בראייה מרחבית והבנה של צרכי האירוע ולכן אם יש לכם אפשרות להיעזר במישהו שכבר תכנן אירועים דומים – מה טוב (ובמקרה – גם אני ממש כאן לעזור).

בגדול, מה שצריך לעשות זה להקצות לכל שלב/איש מקצוע באירוע מקום ברור –

• קבלת פנים
• סידור הושבה
• עמדות אוכל
• רחבת ריקודים
• עמדות צילום
• עמדות מיוחדות (שזירת פרחים וכד')
• ואפילו מקום לתאורה, הגברה וכיו"ב

בסופו של דבר, באמצעות חלוקה נכונה כל אזור יקבל את הפוקוס הראוי והשטח ינוצל בצורה מיטבית, מבלי להעמיס עליו. כך תהפכו את האירוח לנעים, מרווח ויוקרתי – עבור האורחים אבל בראש ובראשונה, עבורכם.

טיפ זהב: דאגו למרווחים נוחים בין האזורים, לתנועה חופשית של האורחים ומניעת צפיפות מיותרת.

שלב רביעי: יצירת אווירה מרשימה אך אינטימית

זה הזמן להתפרע ולהגשים חלומות – לעצב את החלל בהתאם לטעם האישי שלכם והאווירה שתרצו ליצור. איך זה בא לידי ביטוי?

• תאורה – תאורה נכונה יכולה לשדרג את האווירה באופן משמעותי. למשל, תאורה חמה ורכה לחתונה רומנטית ואולטרה-סגול למסיבת בת/בת מצווה קופצנית.
• ריהוט – חישבו על הצרכים של כל אזור באוהל והתאימו ריהוט נוח ומרשים אך בד בבד, שלא יתפוס את כל הפוקוס.
• תפאורה – החל מעיצוב כללי לפי קונספט או פלטת צבעים וכלה בפרטים הקטנים כמו סידורי השולחן.

שלב חמישי: לוגיסטיקה

זה השלב בו אנחנו אמורים לדבר על תיאום עם ספקים, אבל אחד היתרונות של השכרת אוהל לאירועים הוא האפשרות לשלב כמעט את כל הציוד תחת קורת גג אחת –

• האוהל עצמו
• שינוע, הרכבה ופירוק
• ציוד הושבה
• תאורה
• פתרונות חימום/קירור
• ציוד עזר נוסף (כבלי חשמל, מחצלות)

בדיקות אחרונות

זהו, חברים. כעת כל שנותר לכם לעשות הוא לוודא שהכל מתואם – הציוד נמצא במקומו, העיצוב בהתאם לתכנון, סידור השולחנות נכון, הציוד הגיע (ועובד), החימום/קירור פועל, עמדות המזון מוכנות וכיו"ב.

לסיכום, באמצעות תכנון מקיף ומדוקדק, ארגון אירוע בתוך אוהל יכול להיות חוויה נעימה. עם קורטוב יצירתיות, התייחסות לפרטים הקטנים ובעיקר – פתרונות לוגיסטיים מוצלחים, דרככם לאירוע בלתי נשכח, סלולה ובטוחה.